Ei ole samantekevää, millaisessa ympäristössä teemme töitä. Toimivassa työympäristössä ihmiset viihtyvät, vireystila on korkea ja puitteet työn tekemiseen ovat kunnossa. Hyvin suunnitellusta työympäristöstä hyötyvät kaikki – sekä työntekijät että yritys.

Julkisten tilojen sisustamisella ja kivojen sohvatyynyjen valinnalla on aika vähän tekemistä keskenään. Sisustaminen on monelle mukava harrastus, mutta toimivan julkisen tilan tai toimiston suunnittelussa värien tai koriste-esineiden valinta on vain pintaraapaisu. Sillä, millaisessa ympäristössä työskentelemme, on kuitenkin suuri merkitys sekä yksittäiselle työntekijälle että yritykselle.

Lähtökohtana tehokas tilankäyttö

Sisustusarkkitehdit Fyra on julkisten tilojen suunnitteluun erikoistunut toimisto. Yrityksen kädenjälkeen törmää niin Helsinki-Vantaan lentoasemalla, Helsingin yliopistokampuksella kuin lappilaisessa hotellihuoneessakin. Julkitilojen lisäksi yritys suunnittelee paljon myös toimistoja. Suunnittelun lähtökohtana on panostaa erityisesti tilojen tehokkaaseen käyttöön.

Fyran toimitusjohtajan Hanna Neuvon mukaan suunnittelulla pyritään aina tukemaan asiakkaan liiketoimintaa ja tuottamaan asiakkaalle taloudellista hyötyä.

Brändin näköinen tila

Sanonta suutarin kengättömistä lapsista ei sovi Fyran yhteyteen. Yrityksen toimisto voisi olla suoraan kansanvälisen arkkitehtijulkaisun kannesta.

Fyran valttikortti on Neuvon mukaan suunnitteluosaamisessa ja projektien johtamisessa. Monesti Neuvolta kysytään, mistä heidän kädenjälkensä tunnistaa. Vaikka Fyran oma toimisto henkii viimeisimpiä sisustuksen trendejä, eivät asiakkaille suunnitellut tilat ole kopioita omasta toimistosta. Päinvastoin.

– Emme tee asiakkaille meidän näköisiä tiloja, vaan asiakkaan tiloista tehdään aina asiakkaan näköisiä. Asiakkaan liiketoiminnan, brändin ja yrityskulttuurin täytyy näkyä tilassa, Neuvo summaa.

Taloudellista hyötyä hyvällä suunnittelulla

Neuvon mukaan yritykset haluavat usein järkeistää tilankäyttöään. Sama henkilömäärä halutaan esimerkiksi siirtää pienempään tilaan tai kun yritys kasvaa, ei automaattisesti muuteta suurempiin tiloihin. Neuvon sekä kolmen muun osakkaan luotsaama yritys onkin erikoistunut suunnittelemaan, miten tilat joustavat muuttuvan työntekijämäärän mukana.

Hyvällä suunnittelulla pienistäkin tiloista voidaan saada toimivat. Toisaalta Neuvon mukaan huonolla suunnittelulla voidaan tehdä paljon hallaa. Jos esimerkiksi keskittymistä vaativaa työtä tekevän työpiste on keskellä hälyistä konttoria, voi töiden tekeminen olla suorastaan mahdotonta.

 Kaikki hyötyvät toimivista työtiloista. Hyvin suunniteltu toimisto on kustannustehokas, sillä tilat on mietitty järkeviksi. Yritys pystyy viihtyisillä tiloilla houkuttelemaan hyviä työntekijöitä, ja vastavuoroisesti tilat sopivat hyvin työn tekemiseen. Työntekijällä on mukava olla, kun tilat ovat toimivat ja viihtyisät.

– Kaikki hyötyvät toimivista työtiloista. Hyvin suunniteltu toimisto on kustannustehokas, sillä tilat on mietitty järkeviksi. Yritys pystyy viihtyisillä tiloilla houkuttelemaan hyviä työntekijöitä, ja vastavuoroisesti tilat sopivat hyvin työn tekemiseen. Työntekijällä on mukava olla, kun tilat ovat toimivat ja viihtyisät, Neuvo kiteyttää.

Fyra on ollut suunnittelemassa myös useita hotellikohteita. Suunnittelulla on vaikutusta syntyviin kustannuksiin.

– Hotellipuolella hyvän suunnittelun merkitys konkretisoituu. Jos hotellihuoneissa tehdään ratkaisuja, joiden takia siivoojalla kuluu huoneen siivoamiseen vaikka kolme minuuttia kauemmin, syntyy siitä suuri kustannus kun vaikutus kertautuu jokaisen huoneen kohdalla.

Tilalla suuri merkitys työn tekemiseen

Järkevällä suunnittelulla ja toimistotilojen toimintojen parantamisella voidaan vaikuttaa työn tuottavuuteen sekä työntekijöiden viihtyvyyteen.

– Pelkästään se, että samassa tilassa saadaan paikat toimivammiksi kyseisen työn tekemiselle, saattaa vaikuttaa monin tavoin esimerkiksi työilmapiiriin. Joskus pelkästään järjestyksen muuttamisella ja kalusteiden toimivuuden parantamisella saadaan huimia tuloksia aikaan. Se, että tilasta löytyvät paikat esimerkiksi hiljaiselle työskentelylle ja äänekkäämmälle ryhmätyöskentelylle, voi parantaa työntekoa huomattavasti, Neuvo summaa.

Tilalla pystytään vaikuttamaan paljon myös siihen, miten ihmiset työpäivän aikana työskentelevät.

Neuvo antaa esimerkin: Suurissa toimistoissa, joissa on paljon eri tiimejä ja esimerkiksi useita kerroksia, saattavat kollegat puhua tai tavata keskenään harvoin. Suunnittelulla voidaan lisätä myös työntekijöiden kohtaamisia.

– Yhdessä asiakasprojektissa haluttiin lisätä ihmisten kohtaamisia. Niinpä sijoitimme usean kahvipisteen sijaan keskeiselle paikalle yhden kaikkien yhteisen kahvipaikan. Nyt työntekijät kulkevat omille työpisteilleen kahvikoneen kautta. Pisteelle muodostuu helposti jonoa, ja kuin vahingossa tulee vaihdettua kuulumiset kollegan kanssa, jota ei muuten töissä näkisi, Neuvo kertoo.

Monitilatoimisto uuden ajan ideaali

Työn tekeminen on ollut viime vuosikymmenten aikana murroksessa. 1900-luvun jälkipuoliskolla jyrättiin toimistoista väliseinät, ja työntekijät siirtyivät työskentelemään omista huoneista avonaiseen tilaan. Nyt perinteisenä ajateltu avokonttorimalli alkaa jo olla historiaa. Sen tilalle on tullut monitilatoimisto.

Monitilatoimiston ydinajatus on tarjota erilaisia tiloja erilaisiin työtehtäviin. Toimistosta tulisi löytyä sopiva työtila kulloiseenkin työtehtävään: rauhallisia tiloja keskittymistä vaativille töille sekä erilaisia ryhmätyötiloja ja kokoontumispaikkoja.

Suurin osa asiakkaistamme on asiantuntijaorganisaatioita, joissa firman tärkein resurssi on henkilöstö. Kun rahat eivät ole kiinni paperikoneissa, on omasta koneistosta pidettävä huolta.

Kannettavat tietokoneet ja älylaitteet eivät sido työntekijää yhteen kiinteään työpisteeseen. Uudenlaisessa toimistossa ei välttämättä ole lainkaan työntekijälle osoitettua omaa työskentelypistettä.

– Ajatus, että kaikki työtehtävät pitäisi pystyä hoitamaan yhdessä työpisteessä on ainakin jossain määrin vanhanaikainen. Monitilatoimistossa työpisteen rinnalla on myös muita tiloja, kuten tiloja, joissa voi puhua puhelimessa, virikkeellisiä tiloja, jotka sopivat luovaan suunnitteluun ja toisaalta tiloja, joissa ajatukset voivat levähtää, Neuvo kertoo.

Henkilöstö firman tärkein resurssi

Työtilaan kannattaa panostaa, sillä tila vaikuttaa sekä työtehoon että -kykyyn.

– Suurin osa asiakkaistamme on asiantuntijaorganisaatioita, joissa firman tärkein resurssi on henkilöstö. Kun rahat eivät ole kiinni paperikoneissa, on omasta koneistosta pidettävä huolta.

Asiantuntijan vinkit toimiston viihtyisyyden ja hyvinvoinnin parantamiseksi

1.  Osallistaminen

Henkilöstön ottaminen mukaan uusien työtilojen suunnitteluun on tärkeää. Lähtökohtaisesti suuriin muutoksiin liittyy aina aluksi muutosvastarintaa. Muutoksen vastustus usein laantuu ja muuttuu odotukseksi, kun henkilöstö otetaan mukaan projektiin: kartoitetaan henkilöstön tarpeita ja toiveita, pidetään infotilaisuuksia ja esimerkiksi testataan uusia kalusteita.

2. Uusien mahdollisuuksien luominen

Kuten kahvipiste-esimerkki osoitti, voi muutoksella lisätä esimerkiksi kollegoiden kohtaamisia. Suunnittelussa kannattaa aina ajatella myös laatikon ulkopuolelta!

3. Omalla esimerkillä johtaminen

On vaikea vaatia muilta muutosta, jos ei ole itse valmis samaan. Työtilan muutoksessa kaikki tukitoimet pitäisi olla toiminnallisia, ei hierarkkisia. Eli jos toimistossa siirrytään omista huoneista avoimempaan tilaan, ei ole tarkoituksenmukaista jättää kulmahuonetta johtajalle.

4. Erilaisiin tarpeisiin vastaaminen

Erilaisille töille tulee löytyä oikeanlainen paikka. Yrityksen sisällä saattaa olla hyvin erilaisia tarpeita ja työtehtäviä. Suunnittelutyössä pohjatyön tekeminen ja tarpeiden kartoitus on erityisen tärkeää, sillä suunnitelmat perustuvat niille.

5. Tilat kuvastavat brändiä ja yrityksen arvoja

Tilan tulee heijastaa yritystä ja yritysbrändiä, onhan se yrityksen käyntikortti. Liiketoiminnan, brändin ja yrityskulttuurin täytyy näkyä tilassa.

Vinkit antoivat Sisustusarkkitehdit Fyra Oy:n toimitusjohtaja Hanna Neuvo sekä sisustusarkkitehdit Niina Sihto ja Tiina Närkki.

Ota yhteyttä Nordea Business Centreen, kun haluat keskustella pankin kanssa siitä, miten yrityksesi voi rahoittaa toimitilojen uudistamisen. Tiesitkö, että Yrityksen Joustoluotto on nopea ja helppo yrityslaina, joka sopii esimerkiksi toimitilojen uudistuskulujen kattamiseen.

Teksti: Riikka Karppinen

Kuvat: Johanna Taskinen

Kopioi sivun linkki: